Projektmanagement und Projektsteuerung

Sie steuern das Projekt. Nicht die Suche nach dem Protokoll.

Damals wurde im Jour Fixe vereinbart, die Abluft der Industrieküche zu verstärken. Heute steht der Mieter im Erdgeschoss, die Küche darf so nicht in Betrieb, und am Tisch sitzt niemand mehr, der damals dabei war.

Am liebsten über ein Projekt, das seit zwei Jahren läuft.

Aufnahme aus der Anwendung, Demoprojekt.

Woher die Zahlen stammen, steht an jeder Zahl.

Ein Tag
bis das erste Projekt angebunden und zugänglich ist.
Aus den bisherigen Starts. Angebunden heißt nicht durchgelesen: Wie lange ein über Jahre gewachsener Bestand zum Lesen braucht, hängt an seinem Umfang und seinem Zustand.
Über 100
Projekte sind bisher über AIMI gelaufen, mit über einer Million gelesener Seiten.
Quer durch Ankauf, Prüfung, Steuerung und Bestand, Stand August 2026. Der Schwerpunkt lag bisher bei Datenräumen aus Transaktionen. Wie viele davon Steuerungsmandate über Jahre waren, sagen wir Ihnen im Gespräch, statt es hier größer aussehen zu lassen.

Der Verlauf

Das Protokoll findet auch die Volltextsuche. Was danach kam, findet sie nicht.

Stufe eins ist das Protokoll: Wer hat wann was zugesagt. Stufe zwei ist alles, was danach dazu geschrieben wurde, der Nachtrag zum Vertrag, die Meldung des Fachplaners, das Foto von der Baustelle. Stufe drei ist die Frage, ob eine dieser Spuren den Einbau belegt, oder ob keine es tut. AIMI legt die Kette vor, jeden Schritt mit seiner Fundstelle im Original.

Was dafür spricht und was dagegen, steht nebeneinander. Bewerten müssen Sie es selbst. Aber Sie bewerten an einer Kette und nicht an einer Erinnerung.

Wer nach drei Jahren zahlt, entscheidet deshalb selten das Protokoll allein. Es entscheidet, was zwischen damals und heute dazu geschrieben wurde.

Am Ende Ihres Abschnitts steht die Übergabe: Sie geben die Bauakte weiter, so lückenlos, wie Sie sie geführt haben. Danach liest sie jemand, der nicht dabei war, und im Verkauf liest sie die Gegenseite.

Der Verlauf zu einer Zusage aus dem Jour Fixe

Referenz Status Quelle
Protokoll vom 14. März, Zusage Liegt vor Protokollordner
Nachtrag zum GU-Vertrag Fehlt kein Eingang
Meldung des Fachplaners Fehlt teilweise Mailanhang, unvollständig
Foto der Abnahme Fehlt keine Fotodokumentation
Nachgestellt nach der Anwendung, mit erfundenen Unterlagen. Keine echten Kundendaten.

So läuft es heute, ohne AIMI

Drei Dinge, die über Jahre aus dem Projekt wandern

Wer ein Projekt steuert, steuert vor allem Wissen und Arbeit. Beides geht bei jedem Wechsel ein Stück verloren.

Die Brandschutzklappe aus dem Jour Fixe

Vor drei Jahren vereinbart, heute nicht da. Zuerst ist das keine Baufrage, sondern die Frage, wer wann was zugesagt hat.

Was daran teuer wird

Am Anfang steht die Haftung: Wer hat die Zusage gegeben, wer hat sie angenommen, und welche Fristen laufen noch. Erst danach geht es um Nachbesserung und Umplanung, und im schlechten Fall darum, dass das Projekt in eine frühere Leistungsphase zurückgeht.

Am Tisch sitzt niemand mehr, der damals dabei war. Der Bauherr erinnert sich anders als der Generalunternehmer, und beide erinnern sich ehrlich.

Fünf Beteiligte, fünf Ordnerwelten

Der Architekt legt anders ab als der Bauherr, der Generalunternehmer wieder anders, und in der Mail liegt der Rest.

Und bei einem Großprojekt

Dann sind es nicht fünf Welten, sondern fünfzig: Fachplaner, Nachunternehmer, Behörden, Versicherer. Bevor Sie anfangen zu arbeiten, schauen Sie links und rechts nach, ob etwas an der falschen Stelle liegt.

Der Punkt, der über Monate verwässert

In Woche 12 steht er als offener Punkt im Protokoll, in Woche 18 ist er eine Randnotiz, irgendwann steht er nicht mehr drin. Erledigt wurde er nicht.

Dazu die drei Runden

Bauherr, Mieter, Finanzierer: jede Runde hat ihre Ebene und ihren Ton, und in jeder wird ein anderer Ausschnitt derselben Lage besprochen. Über die Runden hinweg darf sich trotzdem nichts widersprechen.

Wir haben einer Kundin vorgerechnet, was AIMI in einem laufenden Projekt übernimmt: sortieren, nachhalten, gegenlesen, den Bericht vorbereiten. Ihre Antwort kam sofort.

„Naja, das ist ja das ganze langweilige Zeug.“

Genau das ist der Punkt. Langweilig ist die Tätigkeit, nie der Mensch, der sie heute macht.

In vier Schritten

Vom Protokollstapel zur Kette mit Fundstelle

Sie geben die Gliederung vor, nach der Ihr Haus arbeitet: Projektstrukturplan, Kostengruppen nach DIN 276, Handlungsbereiche nach AHO. AIMI ordnet die Dokumente darin ein und legt jede Zuordnung offen, damit Sie sie ändern können.

Schritt 01

Projekt anbinden

Mailkonto, SharePoint oder Ordner. Was AIMI nicht zuordnen kann, zeigt es an, statt es irgendwo abzulegen.

Schritt 02

Der Verlauf steht

Alles an einem Ort, chronologisch, jede Aussage mit Fundstelle.

Schritt 03

Offene Punkte liegen vor

Seit wann offen, wer zuletzt zugesagt hat, was seitdem vorliegt.

Schritt 04

Bericht in Ihrer Vorlage

Ihr Aufbau, Ihre Tabellen. Sie lesen gegen und geben frei.

Was sich ändert

Fünf Stellen, an denen die Dokumentation mitläuft

AIMI hält das Projektwissen an einem Ort, aktuell und mit Fundstelle, und legt vor, was offen ist. Bei Ihnen bleibt, was niemand abnehmen kann: koordinieren, bewerten, entscheiden, freigeben.

Die Antwort im Jour Fixe, nicht danach

Sie fragen in normaler Sprache und haben die Antwort im Termin, samt der Stelle, aus der sie stammt.

Woher die Antwort kommt

Verträge, Protokolle, Genehmigungen, Nachträge, Gutachten und Korrespondenz liegen im selben Projektgedächtnis. Jede Antwort führt auf die markierte Stelle im Originaldokument.

Die Zusammenfassung ersetzt das Dokument nicht, sie führt Sie dorthin. Im Zweifel legen Sie das Original vor, nicht den Bildschirmtext.

Der offene Punkt, der nicht mehr verschwindet

AIMI vergleicht die Protokolle über Wochen und über Runden hinweg und legt vor, was offen ist: seit wann, wer es zuletzt zugesagt hat, was seitdem dazu vorliegt.

Wie der Zeitstrang aussieht

Widersprüche zwischen Dokumenten stehen chronologisch nebeneinander, von der ersten Erwähnung bis zum letzten Stand. Jede Runde behält dabei ihre Ebene und ihren Ton, die Sachlage bleibt über alle Runden dieselbe.

Der Nachtrag neben dem Ursprungsvertrag

Der Nachtrag liegt in Minuten neben dem Ursprungsvertrag und der ganzen Vorgeschichte, samt der Protokolle, in denen darüber gesprochen wurde.

Vertrag, Nachträge, Leistungsverzeichnis und Protokolllage stehen im selben Blick, eingeordnet in Ihre Gliederung. AIMI legt das Geschriebene nebeneinander. Ob eine Leistung wirklich zusätzlich ist, entscheiden Sie. Der maschinelle Abgleich vieler Angebote gegen das Leistungsverzeichnis ist etwas anderes und steht weiter unten im Ausblick.

Der Bericht in Ihrer Vorlage, nicht in unserer

Der Entwurf steht in der Vorlage, die Sie hinterlegen. Sie lesen gegen, ändern, was Ihnen fehlt, und geben frei.

Was AIMI dabei nicht tut

Frei formulieren. Die Vorlage wird Feld für Feld gefüllt, Lückentext statt frei formulierendes Modell. Aus Beispielberichten lernt AIMI die Form: Kapitelfolge, Satzbau, Tabellen und die Formulierungen, die immer gleich lauten.

Export 1:1 nach Word, PowerPoint und Excel, mit Ihrem Logo, Ihren Farben, Ihren Markierungen. Ohne Ihre Freigabe geht kein Bericht heraus.

AIMI kommt dorthin, wo Sie arbeiten

Sie bleiben in Outlook und Word. AIMI liest mit, wo Sie es zulassen, und schweigt sonst.

Add-ins für Outlook, Word, Excel und PowerPoint, damit die Antwort dort steht, wo Sie ohnehin schreiben. Läuft in Ihrem Haus bereits ein Assistent, lässt sich AIMI dort lesend anbinden, getrennt je Projekt.

Ab hier ist es Ausblick

Die Arbeit, die keiner machen will

Der Projektstrukturplan, in den am Ende niemand hineinschaut und den trotzdem jeder sehen will. Die Beteiligtenliste, die drei Wochen nach Projektstart nicht mehr stimmt. Der Monatsbericht, der am Wochenende entsteht, weil unter der Woche kein Fenster dafür ist.

Genau dafür gibt es die Projektmanagement-Agenten, einen je Aufgabe: das Protokoll nach Ihrem Muster, den Projektstrukturplan, die Beteiligtenliste, die Aufgabenliste.

Und den, an dem uns am meisten liegt: viele Angebote gegen das Leistungsverzeichnis gehalten, Position für Position, jede Abweichung mit der Stelle im Angebot.

Alles bis hierher auf dieser Seite läuft heute. Diese Agenten nicht: Sie sind zurzeit nur für Entwicklungspartner freigeschaltet, und ein Datum sagen wir dafür nicht zu.

„Für Protokolle und den Projektstrukturplan gingen bei mir jeden Monat Stunden drauf. Jetzt sind es Minuten. Absegnen muss ich sie immer noch, aber sie stehen.“

Ein früher Nutzer aus dieser Runde. Ein Fall, keine Quote, und dieser Stand ist nicht der, den Sie heute buchen können.

Das sagen wir lieber jetzt als in der Demo. Was heute läuft, sehen Sie an Ihrem eigenen Projekt.

Wo AIMI aufhört

Drei Sätze, die wir lieber vorher sagen als in der Demo

AIMI koordiniert keine Menschen

Es ruft den Fachplaner nicht an, es setzt keine Frist durch und es verhandelt keinen Nachtrag. Es legt die Lage vor, mit Fundstelle und Verlauf.

Was AIMI nicht lesen konnte, meldet es

Ein Scan ohne Texterkennung, eine handschriftliche Notiz im Bautagebuch, ein Plan ohne Textebene: Was unlesbar bleibt, wird als unlesbar gemeldet. Die Kette wird nicht still ohne diese Quelle gebildet.

Bewerten, freigeben und verantworten bleibt bei Ihnen. Nichts verlässt das Projekt ohne Ihre Freigabe: kein Protokoll, kein Bericht, keine Mail an eine Runde.

Eine Fehlerquote nennen wir nicht

Wir haben keine, die diesen Namen verdient, und erfinden dafür keine. Stattdessen führt jede Aussage auf die Stelle im Originaldokument, damit Sie selbst prüfen und nicht wir für Sie.

Und im Streitfall

Dann legen Sie das Dokument vor, nicht unsere Zusammenfassung. Versionsführung, Freigabe-Nachweis und die Anforderungsliste Ihrer IT gehen wir Punkt für Punkt durch, statt sie hier zu behaupten.

Und was es kostet

Kein Jahresvertrag und keine Nutzerlizenzen: Ob zehn Leute Zugang haben oder zwei, kostet nichts extra. Bezahlt wird, was durchläuft, aus einem Guthaben, das Sie vorher festlegen.

Ein Projekt, das über Jahre mitläuft, kostet, was es liest, nicht was es lagert. Die Größenordnung für Ihren Fall nennen wir nach einem kurzen Blick hinein, im ersten Gespräch und nicht nach drei Terminen.

Bevor das erste Protokoll hochgeladen wird

Was Bürochefs uns zuerst fragen

Was belegt ist, steht hier. Wo der Nachweis fehlt, steht das genauso.

Bleiben unsere Projekte getrennt?

Zwischen zwei Häusern trennt AIMI technisch. Im eigenen Haus steuern Sie den Zugriff je Projekt. Wir haben keinen eigenen Serverraum und wollen keinen: AIMI läuft in den europäischen Grenzen der großen Anbieter, nach DSGVO.

Sieht der Mieter, was dem Finanzierer berichtet wurde?

Nein. Innerhalb eines Projekts sieht jeder Empfängerkreis nur die Inhalte seiner Runde, so wie Sie es freigeben. Das ist keine Doppelkommunikation, das ist die Adressaten-Ebene, die Sie ohnehin jede Woche bedienen.

Was hat schon eine IT-Abteilung geprüft?

Ja, vollständig, bei einer Unternehmensgruppe mit mehreren hundert Mitarbeitern. Statt hier darüber zu reden, gehen wir Ihre Anforderungsliste Punkt für Punkt durch, schriftlich, bevor Sie sich entscheiden. Ob wir den Kontakt zu einem Haus herstellen dürfen, das den Prozess mit uns hinter sich hat, entscheidet dieses Haus. Fragen Sie danach, wir fragen dort nach. Was Ihre IT für die Freigabe braucht, legen wir schriftlich vor, bevor Sie sich entscheiden.

Wie lange liegen die Projektdaten bei Ihnen?

Eine Frist steht hier erst, wenn sie im Vertrag steht. Sagen Sie uns, welche Ihr Haus verlangt, und Sie bekommen die Antwort schriftlich, bevor Sie sich entscheiden.

Europäische Rechenzentren Auftragsverarbeitung nach Art. 28 Getrennt je Unternehmen Kein Modelltraining mit Ihren Daten
Und wo lernt der Nachwuchs dann noch das Handwerk?

Der erste eigene Protokollentwurf ist schlecht, und genau daran lernt man, worauf es in einem Protokoll ankommt. Diese Runde nehmen wir Ihrem Nachwuchs nicht ab. Was ein Agent abnimmt, ist die zwölfte Wiederholung, nicht die erste.

Zuhören und unter Zeitdruck priorisieren lernt ohnehin nur, wer selbst im Raum sitzt. Was sich ändert, ist die Zahl der Projekte, an denen er das in derselben Zeit übt.

Wie fängt das erste Projekt an?

Am besten mit einem, das seit zwei Jahren läuft, mit den üblichen Ordnerwelten und einem Protokollstapel, den keiner mehr sortiert. Eingerichtet ist das an einem Tag, danach liest AIMI im Hintergrund.

Was Sie davon zeigen, entscheiden Sie: Wir arbeiten auf Wunsch mit anonymisierten Dokumenten oder mit unseren eigenen, bis die Vertraulichkeit geklärt ist. Das erste Projekt läuft parallel zu Ihrer gewohnten Arbeitsweise mit, bis Ihr Team dem Ergebnis traut.

Gibt es jemanden, der schon so arbeitet?

Ein Projektsteuerer sitzt im Jour Fixe. Der Bauherr fragt nach dem Stand einer Vereinbarung, und die Runde fängt an, sich zu erinnern. Er hatte die Antwort mit der Fundstelle, bevor die Runde entschieden hatte, wer das nachhält. Mehr Detail dürfen wir zu diesem Fall öffentlich nicht erzählen, fragen Sie im Gespräch danach.

Fragen Sie im Gespräch danach. Wir fragen dann bei dem Haus nach, ob es bereit ist.

Zeigen Sie uns ein Projekt, das Sie schon lange kennen.

Stellen Sie drei Fragen, die Sie im letzten Jour Fixe nicht beantworten konnten. Ob AIMI Ihnen die Fundstelle dazu liefert, sehen Sie in der ersten halben Stunde oder gar nicht.

Wenn Sie vorher mit jemandem sprechen wollen, der damit arbeitet: Fragen Sie danach. Ob wir den Kontakt herstellen dürfen, entscheidet der Kunde, nicht wir.

15 Minuten am Telefon

Sie hinterlassen Ihre E-Mail-Adresse, wir melden uns für einen Termin. Unterlagen brauchen wir dafür nicht.